CAPÍTULO 4 DE LAS SITUACIONES ADMINISTRATIVAS 3 temas

Artículo 38: Prematrícula: Inscripción en línea que realizan los estudiantes antiguos de manera previa a la matrícula, y que permite tanto orientar la proyección de oferta para cada período académico, como guiar al estudiante en la selección de sus cursos, de acuerdo a la ruta sugerida en el plan de estudio de su programa. Se realiza a través del aplicativo o herramienta digital prevista para tal fin.

Artículo 39. Inscripción. Acto mediante el cual el aspirante solicita ingreso a programas académicos y ofertas de formación, en cualquiera de los niveles, a través del registro y cumplimiento de condiciones requeridas por la Universidad. Se realiza a través del aplicativo en línea previsto para tal fin o directamente en los Centros de la UNAD.

Artículo 40. Ingreso. Es cuando un estudiante, una vez cumplido el trámite de inscripción respectivo, accede formalmente a los procesos formativos y servicios académicos que ofrece la Universidad en cualquier nivel de formación.

Artículo 41. Matrícula. Acto voluntario personal e intransferible, por el cual una persona formaliza su vinculación o renovación de la calidad de estudiante en el servicio educativo de la UNAD, en los diferentes sistemas educativos y niveles de formación que la Universidad oferta. A partir del proceso de matrícula el estudiante tendrá acceso a los diferentes recursos académicos y tecnológicos de acompañamiento y soporte a su proceso formativo y de vida universitaria, de acuerdo con el programa en el que se matricule.

Parágrafo 1. El procedimiento del pago de la matrícula es por medio electrónico o a través de entidades financieras. Igualmente la gestión documental en línea todo el proceso de matrícula o en los Centros y Seccionales de la UNAD.

Parágrafo 2. Cuando el estudiante ha registrado los cursos académicos o la opción de grado, haciendo la debida legalización y pago del derecho pecuniario correspondiente. Los requisitos para el proceso de matrícula son:

a) Comprobante de pago de los derechos pecuniarios por concepto de inscripción, matrícula y seguro estudiantil.

b) Documento de identidad

c) Diploma de bachiller y acta de grado obtenido en el país o su equivalente en el exterior debidamente apostillado para el ingreso a la educación superior para el programa de pregrado o posgrado.

d) Diploma y acta de grado que lo acredite como profesional, para el caso de títulos obtenidos en el extranjero, la convalidación no es obligatoria para cursar el programa. No obstante, sí es indispensable para el ejercicio de la profesión o reconocimiento para escalafón, o cargo.

e) Certificación digital de la presentación del examen de Estado para el ingreso a la educación superior.

f) Acta de compromiso estudiantil.

g) Registro digital del rostro (fotografía) acorde con el formato establecido.

h) Constancia de créditos aprobados en programas de articulación.

Artículo 42. La matrícula para el caso de los estudiantes de los programas del Sistema Nacional de Educación Permanente en Educación Básica y Media, los documentos que se deben presentar en el proceso de matrícula son:

a) Certificados de estudios aprobados hasta el último año de escolaridad realizado.

b) Comprobante de pago de los derechos pecuniarios por concepto de inscripción, matrícula y seguro estudiantil.

c) Para el caso de estudiantes extranjeros el documento de identidad que se debe aportar será el pasaporte o cédula de extranjería, según aplique.

Parágrafo 1. Se aplicará prueba de reconocimiento de saberes, para la clasificación del estudiante en ciclo académico, cuando el estudiante no cuente con la certificación de aprobación de los grados de educación básica y media precedentes al que aspira.

Parágrafo 2 Para el caso de los estudiantes de programas de formación para el Trabajo y el Desarrollo Humano y Educación Continua, para la inscripción no se exigirá el requisito de certificado de estudio con título, debido a que este proceso de formación se ofrece con el objeto de complementar, actualizar, suplir conocimientos y formar, en aspectos académicos o laborales sin sujeción al sistema de niveles y grados propios de la educación formal.

Parágrafo 3. Para los estudiantes que hayan culminado sus estudios secundarios en el extranjero, la Universidad se regirá por la normativa vigente.

Parágrafo 4. Para el caso del SUA, los estudiantes se matriculan a través de una plataforma externa. El proceso de Matrícula no hace uso de los sistemas de Registro y Control.

Artículo 43. Matrícula Permanente. Es el proceso mediante el cual la UNAD mantiene una oferta educativa abierta y orientada a favorecer la permanencia de los estudiantes dentro de sus sistemas educativos y niveles de formación.

Parágrafo. El consejo Académico, a través de la programación académica, regula la matrícula permanente, de acuerdo con la normativa vigente, tanto institucional como la emitida por el Ministerio de Educación Nacional.

Artículo 44. Periodo Académico: Espacio de tiempo que comprende la activación de procesos de matrícula, inducción y reinducción, el desarrollo de actividades académicas y de evaluación. Se estructura por semanas y obedece a la naturaleza de la oferta académica de los sistemas educativos y niveles de formación de la UNAD.
La matrícula que realiza el estudiante en cualquiera de los programas de grado o posgrado que ofrece la institución, se hará según el sistema de créditos académicos. La condición de estudiante regular de grado de la UNAD se adquiere y se mantiene con la matrícula vigente entre el rango de diez (10) a veinte (20) créditos académicos en un período académico regular. Para el estudiante de posgrado, esta condición se adquiere con la matrícula vigente de mínimo seis (6) y máximo doce (12) créditos académicos.

Parágrafo 1. El estudiante podrá matricular un número de créditos inferior al establecido en el presente artículo, siempre y cuando lo requiera para completar con el número total de créditos académicos exigidos en el plan de estudios de su programa, sin que ello afecte su condición de estudiante regular.

Parágrafo 2. El estudiante podrá matricular hasta un crédito académico por debajo del límite inferior o por encima del límite superior al establecido en el presente artículo, cuando el resultado de la suma aritmética de los créditos académicos matriculados sea impar.

Parágrafo 3. Con el fin de facilitar el avance en los procesos formativos del estudiante, la institución podrá programar, desarrollar y ofertar cursos académicos en los periodos de ocho semanas. Los cursos académicos que se ofrezcan en el período complementario tendrán una asignación máxima de nueve (9) créditos académicos.

Parágrafo 4: Los estudiantes matriculados mediante convenios de articulación entre la educación media y la superior, se denominará "estudiantes en articulación" y se acogerán a la reglamentación acordada entre las partes y que hace parte de la suscripción del convenio.

Parágrafo 5. Para el programa de Alfabetización, educación básica y media la matrícula para los diversos ciclos de formación se desarrolla en los períodos programado de acuerdo al calendario académico y en el caso de los convenios de acuerdo a los períodos de los compromisos suscritos.

Artículo 45. Identificación del estudiante. Es la herramienta a través de la cual se genera la identificación del estudiante y se permite el acceso a todos los servicios educativos y administrativos de la Universidad, a través de un código dispuesto por Registro y Control Académico.

Parágrafo 1. Esta identificación es válida para el estudiante matriculado en cualquier nivel o ciclo de formación y en cualquier ámbito de carácter nacional e internacional. Respecto a los datos biométricos y la fotografía de su rostro son datos sensibles y por lo tanto no está obligado a autorizar su tratamiento, la finalidad de estos datos es la identificación del titular para el acceso a los servicios en las instalaciones físicas de la UNAD.

Parágrafo 2. Los estudiantes en proceso de articulación recibirán identificación siempre y cuando en el marco del convenio se haya clarificado sus implicaciones frente a los servicios ofrecidos en la UNAD.

Artículo 46. Pérdida de la calidad de estudiante. La calidad de estudiante se pierde cuando:

a) El no haber culminado el programa académico correspondiente.

b) No haya pagado el valor de los derechos pecuniarios de la matrícula dentro de los periodos establecidos por la Universidad.

c) Suspensión o cancelación de la matrícula.

d) Haya sido suspendido o expulsado por aplicación del régimen disciplinario

e) Tenga pérdidas repetitivas superiores a tres (3) cursos académicos en más de dos periodos académicos.

f) No tener continuidad académica por más de dos periodos académicos consecutivos.

Artículo 47. Aplazamiento de matrícula. Se considera aplazamiento cuando el estudiante, de manera voluntaria, solicita la suspensión utilizando las herramientas digitales establecidas, bien sea de algunos o de todos los cursos matriculados en un determinado período académico, para la continuidad de los mismos en el período siguiente de dieciséis semanas que contenga la oferta académica aplazada. El aplazamiento podrá solicitarlo dentro de los quince (15) días calendario para períodos de dieciséis (16) semanas, contados a partir del cierre de la matrícula a través de la herramienta del FUS Digital en cada uno de los Centros, CCAV o UDR de la Universidad. La Oficina de Registro y Control Académico Nacional responderá sobre el particular a más tardar en los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de solicitud.

Parágrafo 1. Los periodos complementarios no tienen aplazamiento, salvo la excepción de fuerza mayor descrita en el parágrafo 2.

Parágrafo 2. El estudiante podrá solicitar aplazamiento por fuera del periodo establecido, en el momento en que ocurra un caso fortuito o de fuerza mayor demostrable (de acuerdo con el Código Civil para el caso del estudiante matriculado en Colombia) y este sea comunicado a la institución a más tardar durante los diez (10) días hábiles siguientes a su ocurrencia; en este caso, la situación académica será definida por los Consejos de Escuela.

Parágrafo 3. En el momento en que el estudiante reactive la matrícula, se deberá sujetar a las condiciones de oferta de los cursos del programa y deberá cancelar el valor correspondiente a la diferencia del valor del crédito académico con la matrícula vigente.

Artículo 48. Tipos de aplazamiento. Los aplazamientos se clasifican en ordinario y extemporáneo.

a) Será un aplazamiento ordinario aquel que se solicite dentro de los quince (15) días calendario contados a partir del cierre de la matrícula, para períodos de dieciséis (16) semanas, a través de la herramienta del FUS Digital, en cada uno de los Centros (CEAD, CCAV o UDR) de la Universidad.

b) El aplazamiento extemporáneo es el que solicita el estudiante a través del respectivo Centro (CEAD, CCAV o UDR) de la Universidad, por la ocurrencia de un caso fortuito o fuerza mayor demostrable (de acuerdo con el Código Civil para el caso del estudiante matriculado en Colombia), una vez vencido el periodo de aplazamiento ordinario y hasta el término de ocho (8) semanas de transcurrido el período académico. Dicha petición deberá ser comunicada a la institución a más tardar durante los diez (10) días hábiles siguientes a la ocurrencia de los hechos que pretende hacer valer.

Parágrafo Único. Límite de aplazamientos sucesivos. El aplazamiento de un periodo académico podrá hacerse hasta por dos periodos ordinarios sucesivos.

Artículo 49. Reingreso: Proceso mediante el cual el estudiante se incorpora al programa vigente en el momento de su matrícula, luego de haber suspendido su proceso formativo por más de dos (2) períodos académicos regulares consecutivos, previa notificación remitida a Registro y Control Académico o quien haga sus veces.

Parágrafo 1. El estudiante se acogerá a las condiciones académicas y administrativas vigentes, señaladas por la institución.

Parágrafo 2. El análisis académico de la situación de reingreso debe estar avalado por la autoridad académica del respectivo centro.

Artículo 50. Cancelación de créditos académicos. Retiro parcial o total, de manera voluntaria, de los cursos académicos matriculados en el período académico correspondiente. La cancelación podrá solicitarse dentro de un período máximo de cinco (5) semanas, contadas a partir de la fecha de iniciación de las actividades del período académico. La cancelación total o parcial de los créditos académicos no da lugar a la devolución de los derechos pecuniarios.

Parágrafo 1. Para el programa de educación básica y media de educación permanente, cancelación se podrá realizar sólo por la totalidad del ciclo matriculado.

Parágrafo 2. Para la cancelación, el estudiante realizará solicitud formal en línea y/o mediado dentro de los tiempos estipulados en el calendario académico vigente.

Parágrafo 3. Solo por caso fortuito o de fuerza mayor, se permitirá el aplazamiento o cancelación de los cursos académicos matriculados por el estudiante en el período académico complementario, para los programas de educación superior, máximo hasta la tercera semana de actividades.

Artículo 51. Devolución de derechos pecuniarios. La institución hará devolución del dinero por concepto de matrícula a solicitud del estudiante por motivo de fuerza mayor o caso fortuito ocurrido dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la iniciación de actividades académicas. En este caso se realizará la devolución del 75%, de acuerdo con el procedimiento establecido para este trámite, (en un lapso de 6 meses, publicar la reglamentación y procedimientos para este proceso, al igual que informar a los estamentos encargados de realizar el debido procedimiento, de tal manera que puedas ejecutarlo y no impedirle al estudiante acceder a esta normativa.)

Parágrafo 1. El estudiante deberá aportar tal documentación necesaria para acreditar la condición, acorde a lo establecido por el Código Civil Colombiano en materia de caso fortuito o fuerza mayor.

Artículo 52. Transferencia Externa. Procedimiento mediante el cual un estudiante o aspirante, proveniente de una institución de educación superior con un programa académico legalmente reconocido, podrá continuar sus estudios en un programa de la UNAD. Las condiciones de ingreso se definen a través de los mecanismos de homologación y/o nivelación.

Artículo 53. Cambio de programa. Procedimiento mediante el cual un estudiante podrá solicitar el cambio del programa a otro, ofertado por la misma institución conforme al procedimiento establecido siempre que este último cuente con registro calificado activo.

Artículo 54. Certificaciones y constancias. La institución, a través de la oficina de Registro y Control Académico, expedirá a sus estudiantes, egresados o participantes, previo pago de los derechos pecuniarios y cumplimiento de requisitos para su expedición, las siguientes certificaciones.

En línea:

a) De asistencia a eventos académicos, cursos libres, seminarios, talleres, congresos, simposios y diplomados, entre otros.

b) De legalización de la matrícula

c) De pagos por derechos de inscripción y de créditos académicos

d) De calificaciones

e) De terminación y aprobación de estudios

f) De titulación

g) De comportamiento académico

h) De programas de educación para el trabajo y el desarrollo humano

i) Constancia de créditos aprobados en programas de articulación

Parágrafo. Certificación de competencias. Comprenden procesos para el reconocimiento de conocimientos, competencias o habilidades, a través de la identificación de las evidencias de desempeño, resultados, experiencia y conocimiento del usuario. Pueden estar articuladas con catálogos, reconocimientos de la industria u organismos certificadores, normas técnicas, entre otros, con validez nacional o internacional.

Artículo 55. Título Académico. Reconocimiento que la institución le otorga a un estudiante por la culminación de un programa de educación formal que lo acredita para acceder a la educación superior o al ejercicio de la profesión.

Artículo 56. Requisitos para obtener título de Bachiller Académico: Se otorga el título de bachiller académico a quienes hayan culminado satisfactoriamente el programa de educación media y se encuentren a paz y salvo por todo concepto con la institución.

Artículo 57. Requisitos para obtener el certificado de Técnico Laboral. Los certificados de aptitud ocupacional se otorgarán así:

a) Certificado de Técnico Laboral por competencias. Se otorga a quien haya alcanzado satisfactoriamente las competencias establecidas en el programa de formación laboral.

b) Certificado de conocimientos académicos. Se otorga a quien haya culminado satisfactoriamente un programa de formación académica.

Artículo 58. Requisitos para obtener el título en Educación Superior. Para que el estudiante pueda obtener el título en educación superior debe:

a) Haber aprobado la totalidad de los créditos académicos establecidos por el programa cursado.

b) Haber aprobado una de las opciones de grado establecidas en el estatuto estudiantil, acorde con las regulaciones dadas por el respectivo Consejo de Escuela.

c) Haber presentado el examen del Estado de calidad de la Educación Superior.

d) Estar a paz y salvo por todo concepto con la Institución.

e) Pagar el valor de derechos de grado establecido por el Consejo Superior Universitario.

f) Tener definida su situación militar, para el caso de los varones.

Parágrafo 1. Para los títulos posgraduales no aplica el literal c.

Parágrafo 2. A los varones mayores de 50 años no es aplicable el literal f.

Parágrafo 3. Para obtener la titulación en más de un programa académico, se deberá cumplir con cada uno de los requisitos establecidos en los respectivos programas y la presente norma.

Parágrafo 4. Para los programas técnicos, tecnológicos y profesionales de la UNAD, la cátedra social solidaria y la cátedra región es requisito de grado.

Artículo 59. Otorgamiento de un título: El título se certifica en el acta de grado y en el correspondiente diploma. Su registro estará a cargo de la Secretaría General de la Universidad. Estos documentos se otorgan en ceremonia de grados ordinarios, extraordinarios, o por ventanilla, según el tipo de solicitud que haga el estudiante, conforme la programación académica, previo cumplimiento de los requisitos exigidos por la Universidad y el pago de los respectivos derechos pecuniarios.

Parágrafo 1. La Universidad otorgará título en diploma físico y por medios electrónicos.

Artículo 60. Duplicado del diploma. En caso de pérdida o deterioro del diploma, se expide un duplicado por solicitud escrita del interesado a la Secretaría General. Este debe llevar, en lugar destacado, la palabra DUPLICADO, la fecha y el número de la resolución que otorgó el grado, previo pago de los derechos pecuniarios respectivos.

Artículo 61. Diploma póstumo. Es un reconocimiento otorgado por el Consejo Académico para honrar y destacar los méritos académicos y personales de un estudiante de la UNAD, que hubiere fallecido en el transcurso del programa, y que hubiera cursado al menos el 60% de los créditos y asignaturas requeridas para optar el título.

Parágrafo 1. Los requisitos para el cumplimiento del presente artículo serán establecidos por el rector mediante resolución motivada.

Artículo 62. Título honoris causa. El título Doctorado de Honoris Causa es el máximo reconocimiento académico que otorga la Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD a personas naturales, que, por su alta experiencia, excelente desempeño y valiosa contribución, se hayan destacado en campos de conocimiento o responsabilidades sustantivas propias del ejercicio misional de la institución o de las disciplinas que las Escuelas Académicas de la Universidad ofertan en sus más altos niveles.

Parágrafo 1. Los requisitos para el cumplimiento del presente artículo serán establecidos por el Consejo Académico.

Artículo 63. Derechos pecuniarios. Los derechos pecuniarios que se causen por servicios académicos y administrativos, serán establecidos por el Consejo Superior Universitario.

Parágrafo Único: Para el caso de las seccionales de la Universidad en el extranjero, la fijación de derechos pecuniarios se establecerá acorde con el contexto, la normatividad del respectivo Estado y los lineamientos del Consejo Superior Universitario.