CAPÍTULO V DEL SISTEMA DE ATENCIÓN INTEGRAL 6 temas

Conjunto de actores institucionales, herramientas, y recursos que interactúan entre sí y con el entorno, con el propósito de gestionar e incrementar la capacidad comunicacional de la Universidad para dar respuesta de manera objetiva, oportuna, de calidad, coherente, sistemática y responsable a las consultas, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones presentadas por los aspirantes, estudiantes y egresados.

Son aquellas personas que reciben servicios por parte de la Universidad, y que se caracterizan para identificar las necesidades y demandas que requieren, y así satisfacer de manera diferencial desde los servicios de orientación, atención y acompañamiento que brinda la Universidad. En el presente estatuto se definen los aspirantes, estudiantes y egresados, siendo la población objetivo.

Parágrafo 1. Aspirantes. Son aquellas personas que interesadas en los diferentes programas académicos o niveles de formación realizan el proceso de inscripción, a través del registro y cumplimiento de condiciones requeridas por la Universidad.

Parágrafo 2. Estudiantes. En correspondencia a la definición preceptuada en el artículo segundo

Parágrafo 3. Grupos priorizados. Son aquellas personas que reciben servicios por parte de la Universidad, y que requieren prioridad en la atención, como son: personas con Discapacidad, Grupos Étnicos, Población Víctima, Población Habitante de Frontera y de Centro Penitenciarios, adicionalmente, personas de difícil acceso a las Instituciones de Educación Superior; y en general todos los grupos de interés, a quienes se deben focalizar estrategias y acciones de educación inclusiva conforme a las necesidades de los grupos mencionados en este parágrafo.

Parágrafo 4. Egresando. Es un estudiante que termina su plan de estudios, pero que, por alguna razón académica o administrativa, no ha recibido su título académico.

Parágrafo 5. Egresados. Es el estudiante que ha recibido el grado y título reconocido por la institución como muestra de la culminación a satisfacción de todos los requerimientos de orden académico y administrativo, en su respectivo ciclo académico.

Son los responsables de brindar la información en el SAI, quienes cuentan con el dominio y las herramientas para ofrecer un servicio que responde a las necesidades y expectativas de los aspirantes, estudiantes y egresados. Entre ellos, se encuentran los consejeros académicos, docentes, directores de Zona y Centro, secretarios académicos, asesores contact center, monitores, el Sistema de Registro y Control Académico, la Gerencia de plataformas Tecnológicas, entre otros.

Son los medios oficiales dispuestos para la atención de la población estudiantil. Estos se integran en asesoría virtual (chat), asesoría presencial (en centro), línea telefónica, correo electrónico, asistente virtual, redes sociales, entre otros.

Dispositivo tecnológico que centraliza las solicitudes, canaliza las respuestas y brinda un historial detallado del ciclo de la solicitud, frente a las respuestas y soluciones brindadas a los grupos de interés.

Se clasifican de acuerdo con las necesidades del estudiante en su proceso formativo:

a) Académico. Hace referencia a los requerimientos de información, en relación con la metodología de estudio, los contenidos temáticos de los cursos, (componentes Prácticos, planes de estudio, homologación, entre otros).

b) Tecnológico. Hace referencia a las necesidades de información y soporte en campus virtual, correo electrónico, acceso a contenidos digitales, entre otros.

c) Administrativo. Integra las necesidades de información para la realización de los procesos de matrícula, homologación, aplazamientos, cancelación, devoluciones, trámites de documentos, entre otros.

Son las formas de manifestación de una solicitud por parte de los grupos de interés de la Universidad.

a) Consulta de Información. Espacio donde se brinda información acorde a las necesidades de los grupos de interés y en el contexto de un requerimiento en lo académico, tecnológico y administrativo.

b) Trámites Académicos. Espacio donde se registran los requerimientos de acompañamiento y de apoyo en los diferentes temas académicos.

c) Trámites administrativos. Espacio para realizar el registro de requerimientos administrativos, relacionados con solicitud de documentos o procesos de matrícula.

d) Servicios de soporte técnico. Espacio para realizar solicitudes de acompañamiento técnico, relacionados con el campus virtual y herramientas digitales utilizadas para el desarrollo de las diferentes actividades académicas.

e) PQRS. Peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones. Acto mediante el cual se realiza una manifestación explícita relacionada con una solicitud o expresión de su percepción, sobre una situación, concepto, producto o servicio de la Universidad.

El manejo de la información obtenida en los canales de atención se protege de conformidad con los procedimientos establecidos para el tratamiento de datos personales institucionales.